您掌握的15个最重要的办公功能 - 工作 - 2025

它支配的办公功能是公司，组织或机构的人员所进行的管理活动，并且是该公司，组织或机构的运作所必需的。如果做得好，结果通常会好于做得不好。

办公室工作通常有一个正常的星期一至星期五，从上午8点或9点开始，一直持续到下午4点或下午5点，尽管这会因国家/地区而异。

大多数办公室工作需要基本技能，例如：流利的口头交流能力，书写，归档能力以及对办公室设备（如计算机，复印机等）的一定经验。

根据所承担的职位或职责的级别，它要求该人具有技术，大学或第四级教育。

您掌握的主要办公功能

1-计划

这是首要任务，也是最重要的任务，因为它包括定义组织方法和结构如何有助于业务计划。

有一些技术工具可以帮助以后在团队成员之间分配的任务中指定这些方法，但是只有良好的计划才能保证一切最终都会增加业务目标。

总体规划要求公司具有清晰的业务愿景和特定的层次结构，但是每个团队成员都必须计划其工作，以便他们能够实现既定的目标和截止日期。

2-转录和/或报告撰写

每天占用办公室工作人员时间的任务是以任何方式撰写支持或详细说明其职能的报告，或者向其他同事解释详细信息（背景，进度，结果，优缺点）的报告。缺点等）。

这些文件还可以作为该办公室所属组织活动的记录，以备将来进行审核或审查。

3-参加会议

它们是工作团队成员之间的会议，在此会议上就正在进行的项目交换意见，提出新的提案，演示文稿，报告或报告。

通常，他们的目标是使在场的每个人都为实现一个共同的目标而努力，为每个人分配角色，任务和最后期限。它们还用于解决任务执行中可能出现的问题。

它们通常具有非常明确的频率，持续时间和动态。同样，它们中讨论的内容通常以分钟或几分钟记录下来，以备归档。

一些组织每天举行会议，其他组织则每周举行几天，其他组织则每两周举行一次，还有一些组织每月举行一次。会议的频率取决于每个公司及其需求。

4-安排会议

这是关于协调所有必须参加会议的人员的议程，以使他们设法在特定的时间和地点重合。

这可能是一项艰巨的任务，因此依靠技术可能是一个好主意。有一些应用程序，例如ScheduleOnce，可让您自动安排会议时间，使被邀请者可以查看可用日期并选择方便的时间。

5-检查公司电子邮件

这是一项可能需要很长时间的任务。根据对1000多名工人的自我管理调查得出的2016年Adobe报告显示，我们每周平均花费20.5小时检查我们的工作电子邮件。

分类，阅读和回复电子邮件是一种非常常见的通信方式，它允许交换与项目或组织过程相关的文件和印象。

尽管公司一直在寻找更有效的电子邮件管理方法，但与此同时，还有诸如Gmail的智能标签之类的应用程序。

简化此任务的另一种方法是合并标准电子邮件模板，或可以以最小的修改发送给不同收件人和在不同时间发送的文本。

6-财务管理

在这项任务中，必须保证资金在购买和销售产品和服务时能够达到其生命周期；已提交，过帐，支付和分发所有发票。当然，有些办公室只能这样做。

这项活动还包括保持财务账目和法律文件的最新状态，以使有关组织的法律框架没有任何问题。

7-物流

此功能可确保与公司工作有关的所有货物均往返于仓库和客户之间。它还包括与供应商联系以获得用于生产新产品的原材料。

此功能的目的是确保公司拥有一切必要的东西，以保持其商品化或服务商品化的运行。

8-引起注意

在办公室中，还需要接听电话，因为这是与客户，供应商以及同事之间进行通讯的一种方式。

尽管这似乎是一项简单的任务，但它需要某种协议，因为它可能是公司外部人员与其形象相关联的声音。因此，重要的是要尊重礼貌规则，保持机构语调，使用适度的语气和词汇。

执行此功能时有时会忽略的另一条重要信息是，记下尽可能多的电话另一侧的人的数据。这将提供公司的联系数据库，并允许您正确地跟进电话交谈中讨论的问题。

9-文件组织

在办公室执行的大多数任务都会生成一些文档：发票，便笺，分钟，分钟，销售报告等。

在数字或纸上形式的信息中，需要有人负责根据其对业务的重要性级别对其进行分类，归档和保护。

准确地说，最后一点，即信息保护，已成为许多组织头痛的问题，这就是为什么越来越多的工具，协议和程序应运而生，它们为文件和数据的传输提供安全性。组织中的敏感数据。

在某些情况下，使用外部硬盘驱动器，而在其他情况下，则针对这些情况使用特殊的服务器或“云”中的存储平台，例如Microsoft OneDrive，Google Drive或Apple iCloud。

10-公司邮件的分发

尽管不需要很高的学术训练，但确实需要良好的组织，责任感和紧迫感，这是在办公室内部分配信件的任务。

设计草图，银行发送的信用卡，供应商的发票或政府机构的回复信是任何员工可能正在等待的一些文件，并且这些文件还会在其中进行许多其他处理该公司的。

11-客户服务

此功能包括向客户提供有关公司提供的产品或服务的问题或投诉的物理服务。

12-打印和复印文件

它包括打印必须物理保存的文档，或复制必须重复保存或交付给公司员工的文档的副本。

13-候选人面试

这是人员选拔过程的任务之一。它们可以单独或成组进行，即着重于单个候选人或多个候选人。

14-采购用品和办公用品

办公用品对其效率至关重要。文具用品，打印机墨水，包装或纸张应始终可用，因此应有人负责其管理。

15-行政职能

行政程序对于公司保持稳定性和取得业务成功至关重要。其中的一些功能是了解法律问题，文书工作和其他官僚计划。

参考文献

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