文件的生命周期是什么？ - 文化词汇

文件的生命周期包括文件在其整个使用寿命中所经历的一系列阶段。这些阶段包括创建文档，使用和修改文档直至销毁或永久存档文档。

文件生命周期的概念是在第二次世界大战之后在美国提出的。这是由于需要找到一种适当的方法来处理大量已累积的文件。

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考虑到文档的重点和存档的性质，每个学科对文档的生命周期的处理方式都不相同。例如，法律文件的生命周期可能与学术文件的生命周期不同。

在每种情况下，关于文档应保留多长时间，应如何存储或应正确使用的注意事项都不同。同样，在其生命周期的各个阶段也有不同的方法。

例如，可能由于年龄原因，对公司或政府实体没有任何价值的文件。但是，这些相同的档案对于博物馆可能具有很高的历史价值。

另一个基本差异是模拟文档和数字文档之间存在的差异。尽管重要性在于文档的内容，但是数字文件的存在暗含着文件处理和生命周期各个阶段的特殊性。

文件的三个时代

图片：幻灯片播放器

1972年，历史学家卡洛斯·怀佛斯（Carlos Wyffels）提出了“三个时代”的理论。据此，文档是具有重要过程的对象，在此过程中文档的使用发生了变化。

通常，文档在创建后立即并在指定的时间内被大量使用。但是，随着时间的流逝，由于存档或销毁，这种使用一直减少到完全停止使用为止。

根据Wyffels的说法，所有文档都要经历的这一周期分为三个年龄段：管理年龄或活动年龄，中间年龄或半活跃年龄以及不活跃或历史年龄。

指文档的有效期。它始于创建之初，并经历了不同的阶段，在该阶段中，它经常被查询，传输和共享。

例如，公用事业账单的管理年龄从生成之日开始。然后，在有限的时间内保持移动-在邮递员递送或通过电子邮件发送，检查和付款时。

在那个时期，文档失去了其创建的用途。因此，它的使用不像管理时代那样活跃。但是，它已保留并且可以不经常查阅。

例如，公用事业账单的中间年龄始于付款后将其归档在文件夹中。很可能永远不会再对其进行咨询，但是，一旦出现问题，它就会被存档。

文档的半活跃寿命可以根据文档的类型和上下文而变化。例如，法律文件的有效期可能会比水电费帐单更长。

指档案的最后期限。但是，并非所有文件都具有相同的目的地。根据它们的性质，它们可以被制成历史记录或被破坏。

历史档案是具有文化或研究价值的档案。因此，在此阶段，寻求保存方法以尽可能完整地保存它们。

这三个时代的理论以一般的方式确定了所有文献所经历的基本阶段。但是，还有其他更特定的阶段定义了文档的有用性和处理方式。

文档所经历的阶段取决于其价值，用途和上下文。根据这些特征，确定必须经历的哪个阶段以及每个阶段的技术和管理规定。

这些是文档在整个使用寿命中所经历的一些主要阶段：

1-创建：包括以打印或数字格式创建文档。

2-存储：根据创建文档的格式，以物理或数字方式存储文档。在某些情况下，数字化阶段是过程的一部分，因此也要考虑。

3-分类：指根据每个上下文中建立的参数对文档进行组织，分类或索引。

4-传输：指根据文档的特征发送和/或传递文档。当前，视情况而定，这可以指通过物理邮件进行的传递或通过电子邮件进行的传递。

5-分发：此阶段指的是公共使用或需要的文件，因此，在创建之后，需要将其公开给特定的人群。

6-协作使用：目前，可以安排文件共享和编辑使用。这个阶段是最近才出现的，专门用于数字文档。

7-咨询：是指在其中安排文件以使其可以被查阅的阶段。在此过程中，安全性和/或可访问性条款非常重要，具体取决于希望访问该信息的公众。

8-归档或销毁：这是所有文档生命周期的最后阶段。它对应于决定是否具有足够的历史价值进行保存或相反地将其销毁的时刻。