正确说明理由的步骤是：描述问题，确定问题的原因，建立支持基础以证明您的需求，最后讨论预算。
一个项目的理由应解释为什么需要对工作中已经描述的问题实施特定的解决方案。最好的理由是那些确定的收益大于项目准备成本的理由。
项目的理由应解释为：如果执行该项目将发生什么情况，如果不执行该项目将发生什么情况。
理由通常包含在预算提案，研究论文，论文中，或用于对政策或法律的某些变更提出上诉。
一个合理的理由说明应包括对您的建议或项目重点的陈述。
该声明应包括您认为应该执行该项目的原因，预算限制或要实施的政策。
它不一定必须是特定的东西，但是应该做出有力，有说服力的声明。此外，还必须提供此类陈述背后的理由。
还应以统计，研究和专家意见的形式提供足够的支持。
这些要素有助于证明理由。应当始终记住，合理性的主要目的是回答为何要执行此特定项目的问题。
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准备理由的步骤
辩护方面
应该考虑的是，理由必须说明进行研究的原因。它还应包括三个重要方面：
-理论方面
必须提出支持该项目的动机或理论原因。因此，必须指出这项工作将对被调查领域做出的贡献。
您必须回答以下问题：您是要重申理论模型还是要改变理论模型，调查结果是否会对其基础提供理论上的补充？
例如，如果您要研究森林中桉树的砍伐森林，则应重点关注将获得的对环境影响的新知识。
-实践方面
必须说明该项目的适用性，其在社会中的预测以及谁将从中受益。它必须回答以下问题：这项研究会产生具体的结果吗？
如果在工作场所进行性别平等的研究，则应注意，这将对公司和员工有利；并且还应指出，所采集的样本将包含一定数量的变量，以便可以进行研究。
-方法论方面
理由应表明可能对其他项目和将使用的设计作出贡献。
您必须回答以下问题：结果是否可以解决其应用程序的有效性？结果可以用于其他调查吗？
例如，可以说，将来在该地区进行农业研究时，对该地区的番茄栽培研究可能会有所帮助。
编写理由的步骤
1-描述问题
该项目不应只是为了娱乐而做，而应用于解决特定或特定的问题。因此，应在文档开头清楚地描述问题，并以此方式提出问题的解决方案。
例子
如果要在公司中实施新的人力资源系统，则问题将是这样的：“人力资源团队目前将其80％的时间用于非生产性管理任务，从而极大地降低了职能的有效性”
另一个例子可能是：“由于该地区农民缺乏管理和管理技能，个人陷入贫困和移民。由于缺乏工人管理，本来可以生产的土地被废弃了»
2-确定原因
提供陈述后，必须给出理由。例如，如果在工作场所已订购自动售货机，则应提供详细信息，说明实施该自动售货机的重要性。
可以说获得零食可以提高人们的整体生产力。在辩论时要牢记观众的观点，这一点很重要。
例子
就自动售货机而言，仅仅提到提高人们的生产率还不够。
因此，不仅应该说员工会喜欢这台机器，还应该包括它对公司的帮助。
例如，在这种情况下，可以说生产性员工产生了更大的工作流程。
对于离开田间的农民来说，可以说，在田间进行管理培训很重要，因为更多的农民干得好，可以为该地区带来更好的收入和收成。
3-建立支持基础
应该始终创建对证明的支持，以便读者知道所提到的是正确的。
支持基础可以是统计，先前的研究，甚至是有关该主题的专家意见。
随着提供更多支持该论点的理由，其理由就越强。
例子
如果以自动售货机为例，则应包括表明饥饿如何降低生产率的研究。
如果可能的话，您应该查找有关提供零食，自助餐厅或自动售货机等好处并取得积极成果的公司的案例研究。
就农民而言，可以对现有作物的数量，较高收成可能带来的收益进行统计等。
4-讨论预算
无论项目类型如何，预算始终是讨论的重要组成部分。
应该包括有关预算的相关信息，包括支持提案所需的资源及其产生的影响。
应包括可能的收入，可以节省的费用，研究将花费多少等。
应当包括有关预算的良好相关信息，以加强论证。
例子
对于零食自动售货机建议，您可以将机器的成本与购买产生的收入以及预计的生产率提高所产生的收入进行比较。
就农民而言，可以在培训课程的投资与可种植作物的数量之间建立联系。
参考文献
- 如何编写理由说明。从educationseattlepi.com恢复。
- 如何证明这项研究的合理性（2010年）。从slideshare.com恢复。
- 如何在提案中撰写项目论据（2010年）。从fundsforngos.org恢复。
- 研究工作的正当性。从asesoriatesis1960.blogspot.com恢复。
- 技术写作，如何撰写项目论证文件（2011年）。从ezinearticles.com恢复。