秘书的主要职能包括管理议程，为公众服务和处理机密信息。是负责在办公室执行行政协助任务的人。
这个职位可以由男人或女人担任，尽管最常见的是行使它的是女人。
他们通常负责公司内部具有一定等级的人员的机密事务，例如董事，经理，总裁等。这使他们成为他们所服务的高管的右手。
如果公司很小，秘书的主要工作量与基本的办公室任务有关。
世界上一些国家/地区在这一年里给他一个特殊的日子，以感谢和庆祝他的工作。例如，在哥伦比亚，秘鲁和墨西哥，秘书的工作日是4月26日，而在委内瑞拉则是9月30日。
秘书的7个主要职能
秘书的工作是为老板提供支持和协作，以使她能够在组织中充分发挥自己的作用，而不会出现延误或分心的情况。
尽管公司的性质会影响秘书的工作类型，但可以说她的主要职能是：
1-议程管理
秘书有责任保持她所服务的对象的最新信息。在这里，您应该反映所有的工作承诺，有时还要反映个人的承诺。
您还必须保留与雇主必须相关的所有人员和机构的数据记录。
秘书的议程通常是她所工作的高管的业务日志。
2-公众关注
关注公众是秘书必须执行的最基本的任务之一。您必须接听电话并记录其原因，以及所有可让您的雇主有效跟进此事的数据。
他也是在办公室接待访客的人。这就是为什么秘书必须保持与工作场所的企业形象一致的形象。
他在这里的作用不仅是招呼和等待访客友好，而且是关于公司的组织文化和内部流程的首要指导和准则。
3-文件管理
秘书除了是要从老板那里接收和处理来往信件的人以外，还写，读，回应并归档了雇主的大部分信件，通知，备忘录和电子邮件。
为此，您应该使用某些软件应用程序，使您能够以更高的敏捷度和速度准备此类文档。
这些能力的特殊性将取决于您所从事的领域所需的工作类型。
秘书管理老板的联系人数据库，并提供书面信函，会议记录和办公室内其他有关文件。
通常是秘书注意重要会议中讨论的事项。
4-敏感信息的管理（内部和外部）
优秀秘书的职责之一是充分有效地处理她工作所在的公司或机构所需要的所有极其重要的信息。
例如，您必须随时控制政府机构可能要求的法律文件。
您还可以从环境或与公司有关的任何参与者访问信息。必须以谨慎，有效和及时的方式管理此信息。
5-办公室组织
秘书必须操作和维护办公设备和家具：电话，复印机，打印机，投影仪，家具，文件柜等。
他是控制用品和办公设备库存的人。它还可以使物理和电子文件系统保持秩序，以便在需要时可以随时获得信息。
秘书必须有一个整洁有序的工作空间，因为这通常是公司外部人员进入公司设施时首先要看的东西之一。
6-演讲准备
通常，主管人员必须以摘要形式对信息进行汇总和排序，以呈现其报告。为此，他通常向秘书寻求帮助。
秘书处中的人员必须确保那里出现的信息正确反映其老板希望共享的数据。
您还必须注意，这是没有拼写错误的演示，并且与公司的图形标识一致。
7-行政监察
秘书还有责任注意遵守照顾她工作所在的公司或机构资产所必需的政策和程序。
根据老板的层次结构，秘书可以验证反映预算操作细节的数据的准确性。
秘书必须注意办公室内的管理控制和资源的正确管理。
虚拟秘书
随着在线工作的兴起，在线秘书或虚拟助手的人数不断增加。
这些秘书可远程完成上述大多数任务。在这种情况下，秘书按小时或按项目收费。
参考文献
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