行政助理的职能是协助和陪伴公司开展的正常活动。因此，它们对于其有效操作是必不可少的。
这些活动通常会根据其所在公司的业务领域而变化。例如，在诸如律师事务所之类的专门办公室中，助理通常经过特定的培训以执行某些活动。
但是，所有区域都有一些共同的功能，通常围绕办公室内部信息的分发和管理。这包括管理文档，档案和组织事件。
但是这些活动可能变得更加广泛。在某些情况下，行政助理还必须处理会计信息，甚至保证公司技术资源的运行。
行政助理的7个主要职能
1-文件管理
行政助理的主要功能之一是帮助办公室成员进行文档和文件管理。
通常，此任务与文件的存储，组织和管理有关。
但是，在某些情况下，他们可能还需要编写，编辑和查看文档。
在某些公司中，他们甚至被要求听写信件或笔记，并记录会议记录。
在某些情况下，例如，涉及律师事务所时，需要经过专门培训才能完成这些功能：行政助理将需要了解术语和法律程序。
另一方面，在医学领域工作的行政助理需要不同的技能。他们必须接受与患者打交道和阅读医疗报告的必要培训。
2-活动策划
办公室活动策划通常也是行政助理的职责。责任的大小可以根据公司的大小而变化。
活动可以只是会议或商务午餐，也可以是大型会议或公司聚会。
无论哪种情况，与会者都必须管理与事件相关的所有条件。
这包括联系供应商，进行预订，选择菜单和装饰。但是，如果需要的话，还包括联系，邀请和确认与会者，演讲者和讲师。
3-亲自关注用户和访客
客户服务通常是行政助理最常见的任务之一。注意力集中的受众始终取决于公司的规模及其业务方向。
对于直接为公众服务的小型企业，可能需要行政助理会见客户。
发生这种情况时，他们的工作旨在在他们通过公司设施的过程中为他们提供指导和服务。
在大型公司中，行政助理将必须出席另一种性质的访客，例如合作伙伴或大型供应商。
在这种情况下，他们的任务将是指导他们完成议程以及与公司管理层或公司其他部门的会议。
4-电话和虚拟注意力
客户服务类别包括电话和虚拟协助。对于电话协助，包括客户和合作伙伴的方向，以及议程的组织和管理。
当涉及虚拟注意力时，任务将取决于公司为客户服务或信息管理提供的渠道。
在某些情况下，它涉及根据需要处理电子邮件，回复，转发或存档消息。
在其他情况下，当虚拟沟通渠道更加多样化时，可能会包括其他任务，例如通过聊天系统为公众服务，甚至通过公司的社交网络回答问题。
在大型公司中，通常会有专门专注于参与这些沟通渠道的人员。当企业规模较小时，该任务通常留给行政助理处理。
5-议程管理
管理议程通常是行政助理最重要的任务之一。
此职责包括通过电话，亲自或在线接收约会和会议的请求，并根据已定义的标准将其组织在议程中。
它还包括安排公司内部和外部的会议，工作午餐和商务旅行。
在后一种情况下，助手也有责任根据需要预订航班，旅馆，饭店或会议室。
6-会计
行政助理有时负责监视和记录公司内部发生的费用。这些职责很简单，例如在电子表格上记录某些费用。
在某些情况下，助手需要接受培训以制定更复杂的任务。例如，您的职责可能包括向管理层报告会计。
通常，这取决于公司的规模。大型公司通常具有更专业的角色；其中，会计信息由为此目的雇用的人管理。
但是，任何行政助理的基本技能之一就是掌握Office Accounting软件，例如Microsoft Excel。
7-技术管理
技术资源的管理也是行政助理职能的一部分。从这个意义上讲，您的责任是确保公司运营所需的所有工具正常运行。
这包括制作计算机设备中包含的信息的备份副本以及更新防病毒等任务。
另一方面，它包括管理设备，例如投影仪和笔记本电脑。
这还意味着对设备的修订和维护是其职责下的正常开展所必需的。
这并不是说行政助理必须具有技术知识。其工作主要包括雇用技术人员定期进行设备维护，以免遭受挫折。
参考文献
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