该执行秘书是工作或职业，供应到在一个公司或组织的高级员工提供最大的支持。他将是负责组织和维护高管人员日程并帮助他们执行各种行政任务的人。
目标是通过确保及时，有效地执行分配给您的所有管理任务来提高业务的整体效率。秘书是提供行政支持的人。他们可以执行诸如编写和归档，接听电话以及传输消息之类的任务。
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另一方面，执行秘书或行政助理也会进行一些此类活动，包括协调办公室，研究产品，与供应商互动，订购产品以及创建数据库。 。
行政秘书通常比秘书获得更高的薪水，因为他们执行高级职能并提高办公室的生产力。
必填资料
-工商管理或相关领域的学士学位。
-具有执行秘书或类似行政职务的经验。
-必须具备全面处理Microsoft-Office和后台软件（例如ERP系统）的能力。
-对办公室管理和基本会计程序以及行业中使用的相关技术词汇有深入的了解。
-熟悉基本的研究方法和报告技术。
-出色的组织和时间管理技能。
-杰出的沟通和谈判技巧。
-完整性和保密性。
执行秘书必须是具有出色的时间管理技能和多任务处理能力的快速专业人员。凭借他们的勤奋和能力，高管人员可以专注于管理职责，而不必担心其他任务。
许多经理人严重依赖其执行秘书来协调日常任务并使他们按计划进行。机智和果断是管理者时间的要求。
所需技能
执行秘书必须精通基本技能，例如写作，语法，拼写和标点符号，并具有使用办公设备和常用软件应用程序（例如文字处理，电子表格和图形）的经验。
同样，他们必须具有出色的时间管理技能和有效处理各种职责的能力。
另一方面，执行秘书还需要其他素质，例如良好的判断力，外交能力，判断力和自主解决问题的能力。
他们需要强大的沟通技巧才能与公众互动，撰写报告和审阅出版物。
积极倾听
您需要知道如何充分注意别人在说什么，花时间了解要点，适当地提问，不要在不适当的时间打扰。
阅读理解
全面理解与工作相关的文档中的句子和段落。
时间管理
知道如何有效地管理自己和他人的时间。
会说话
与他人清楚地交流，以便有效地传达信息。
写作
根据观众的需求进行有效的书面交流。
批判性思考
使用逻辑和推理能够确定解决方案，结论或对出现问题的替代方法的优点和缺点。
主动学习
了解新信息对当前和将来的问题解决与决策的影响。
协调
与他人的行为有关的行为调整。
评论
审查和评估自身，其他人员或组织的绩效，以进行改进或采取纠正措施。
特征
执行秘书可能负责零用现金和会计，但也可以管理预算。您可以在网站上发布文章，但也可以设计和管理网站。
您可以在设计和用于报表功能的电子表格中输入数据。
执行秘书可以监督行政人员。通常会直接向CEO汇报工作，并可能认可一位或多位高管人员。
职责范围
注意高管
-维护高管的议程，并协助计划任命，董事会会议，会议等。
-参加会议以准备会议记录，然后进行汇编，抄录和分发。
-安排高管人员的所有旅行安排：购票，预订酒店，交付旅行费用，管理和审查相关文件等。
-进行强制性调查，收集数据并准备文件或报告，以供执行人员，委员会和董事会按指定方式进行审议和介绍。
-处理机密文件，确保它们受到保护和安全。
内部和外部互动
-接收和过滤电话，在方便时将其重定向到适当的人。
-管理，确定优先级并分发所有传入或传出的信件（电子邮件，信件，传真，包裹等），阅读和分析传入的备忘录，演示文稿和报告，以确定其重要性并计划其分发。
-准备对包含例行询问的信件的答复。
-监视办公用品的使用并与供应商协商条款，以确保订单更有利可图。
-代表执行人员，委员会和董事会与个人，特殊利益集团和其他人会面。
-欢迎访问者，并确定是否应授予他们访问特定人群的权限。
行政支持
-将电子和纸质记录存档，以确保信息井井有条，便于快速检索。
-使用文字处理软件，电子表格，数据库和/或演示文稿准备发票，报告，信函，财务报表和其他文件，还提供相应的会计协助。
-执行一般办公室任务，例如维护管理系统和执行基本会计任务。
-协调和直接办公服务，例如记录和预算，以协助主管人员。
-建立并监督办公室职员和组织的行政政策和程序。
-审查操作规范和程序，以确定是否可以在工作流程，报告程序或费用等方面进行改进。
-监督和培训其他行政人员。
参考文献
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